こんにちは、クロスルートコンサルティングの櫻井洋実です。

日々のコンサルティングでお客様とお話ししていると、「見積書や請求書は、Excelで手作りしているんですよ」という声をよく耳にします。

これは、多くの小規模事業者や中小企業にとって当たり前の光景かもしれません。しかし、もしあなたが「毎月の作業が面倒だ」「入力ミスが怖い」と感じているなら、それは脱Excelを考える良いタイミングかもしれません。

今回は、なぜ見積書や請求書作成から脱Excelすべきなのか、そしてそのための具体的な方法についてお話しします。

なぜExcelは「見積書・請求書」に向かないのか

Excelは非常に便利なツールですが、見積書や請求書作成に特化しているわけではありません。そのため、以下のようなリスクや非効率性が生じます。

• 入力ミスのリスク: 顧客名や金額を手入力するため、転記ミスや計算ミスが起こりやすくなります。たった一つのミスが、信用問題に発展する可能性もあります。
• 属人化: 作成者の「独自ルール」が生まれやすく、担当者以外には内容が分かりにくい、引き継ぎが難しいといった問題が発生します。
• 管理の非効率性: どの請求書が送付済みか、入金済みかといったステータス管理が難しく、確認作業に時間がかかります。

脱Excelのすすめ：最適な手段を選ぶ

では、どうすればこの課題を解決できるのでしょうか。脱Excelには、主に二つの選択肢があります。

1. クラウドサービスの活用 最も手軽に始められるのが、請求書作成に特化したクラウドサービス（SaaS）の導入です。

• メリット: 比較的安価で、すぐに導入できます。使いやすいインターフェースで、誰でも簡単に帳票作成や顧客管理が可能です。
• デメリット: 既存の業務フローに合わせるため、サービス側の機能に縛られることがあります。

2. 自社専用のシステム開発 自社の業務フローや商習慣に合わせた、オリジナルのシステムを開発する方法です。

• メリット: 既存システムとの連携など、完全にカスタマイズできます。今後の事業拡大にも柔軟に対応できる基盤を構築できます。
• デメリット: 導入コストと時間がかかります。

クラウドと自社システムのどっちがいいのか？

クラウドサービスと自社専用のシステム開発はどう選んだらいいのか？という疑問も生まれるとおもいます。
この違いについては、業務とITを結んで考える必要があるので、一概にこっちが良い！というものでなく、「自分たちに合ったスタイル」を見つける必要があります。見積書・請求書を作成する担当が毎日行っている業務と合っているのはどういうかたちなのか？一度我々に相談してみてはいかがでしょうか？

DXへの第一歩は、身近な業務のデジタル化から

最新のITツールやAIは、遠い存在のように感じるかもしれません。しかし、DX（デジタルトランスフォーメーション）への第一歩は、このように身近な業務の非効率を解消することから始まります。

「見積書や請求書の作成が面倒くさい」という小さな不満は、実はDX推進の大きなきっかけになります。身近な業務からデジタル化を進めることで、その便利さを実感し、次のステップへと進むモチベーションが生まれるからです。

私たちクロスルートコンサルティングは、皆様の小さな「困った」にも耳を傾け、最適なデジタル化の道筋を一緒に考えます。脱Excelについてお悩みでしたら、お気軽にご相談ください。